Creare una Fattura o Nota di Credito

Nella schermata di creazione della Fattura, Fattura Semplificata o Nota di credito procedere all’inserimento dei dati.

L’inserimento è suddiviso in sezioni, le sezioni possono essere completate in qualsiasi ordine e sono:

• Intestazione
• Articoli
• Spese e Tasse
• Trasporto (solo se Fattura accompagnatoria)
• Pagamenti
• Dettagli FE
• Altre opzioni

Intestazione

In questa sezione è necessario inserire il cliente utilizzando il campo apposito, è possibile iniziare a scrivere la Partita IVA o la Ragione Sociale e l’autocompletamento mostrerà i risultati pertinenti, una volta individuato, cliccando su di esso sarà automaticamente inserito nell’intestazione del documento.

Se non si conosce la Partita IVA o la Ragione Sociale del cliente, cliccare sull’icona per entrare nella ricerca dei contatti ed una volta individuato cliccare sull’icona per inserirlo nell’intestazione del documento.

Qualora il cliente non fosse presente nella rubrica dei contatti è possibile cliccando “crea nuovo” accedere alla creazione del contatto.

Attenzione! Se per l’intestatario inserito sono presenti DDT da fatturare, nella sezione apparirà il pulsante giallo “DDT da fatturare (numero)”, cliccando su di esso verranno elencati tutti i Documenti di Trasporto che devono essere fatturati e selezionando quelli di interesse, saranno create nell’elenco degli articoli tante righe quanti i DDT selezionati.

Ulteriori campi sono presenti e possono essere modificati se necessario:

• Numerazione: scegliere la del documento tra quelli precedentemente configurate
• Tipo di fattura: scegliere se di vendita o accompagnatoria
• Tipo di documento: scegliere una tipologia di fattura, le opzioni sono codificate secondo la normativa corrente
• Soggetto Emittente: il soggetto che sta emettendo la fattura
• Causale: es. vendita

Articoli

In questa sezione dovranno essere aggiunti gli articoli del documento. E’ possibile inserire gli articoli in tre diverse modalità:

1. Posizionarsi sul campo di ricerca ed iniziare a scrivere, l’autocompletamento mostrerà i risultati pertinenti, una volta individuato l’articolo, cliccando su di esso sarà automaticamente inserito nell’elenco.
2. Posizionarsi sul campo di ricerca ed attraverso in lettore di barcode, scansionare il codice a barre. Se esistente in anagrafica l’articolo sarà inserito automaticamente nell’elenco.
3. Cliccare su “Cerca” per entrare nella ricerca degli articoli, una volta individuato l’articolo è possibile cliccare sull’icona 1 per aggiungere un’unità di quell’articolo in elenco, cliccare invece sull’icona per aggiungere più unità dell’articolo.

Utilizzando la modalità di inserimento 1 o 2, vi consigliamo di inserire prima le quantità e poi cercare l’articolo o scansionare il codice a barre.

Ogni articolo diverso inserito nell’elenco creerà una nuova riga, mentre più quantità dello stesso articolo saranno mostrate sempre sulla stessa riga semplicemente aumentando il valore nella colonna “qt”.

Per ogni articolo inserito interagendo con le rispettive icone è possibile:

• Visualizzare l’anteprima della scheda articolo
• Modificare le informazioni dell’articolo in modo permanente, agendo sull’anagrafica
• Rimuovere l’articolo dall’elenco
• Modificare le informazioni dell’articolo temporaneamente solo per il documento che sarà creato
• Modificare l’ordinamento nel quale saranno visualizzati gli articoli nel documento
• Selezionare uno o più articoli per effettuare la stessa azione sugli articoli selezionati, nello specifico:
  • Applica Conto: per applicare un Conto di vendita uguale per tutti gli articoli
  • Applica IVA: per applicare un’aliquota IVA uguale per tutti gli articoli
  • Applica Sconto %: per applicare ai selezionati uno sconto uguale per tutti gli articoli
  • Elimina: per eliminare i selezionati dall’elenco

Spese e tasse

In questa sezione potranno essere inserite le informazioni relative alle spese di spedizione ed eventuali tasse aggiuntive da applicare

Se sono stati configurati in precedenza dei corrieri, è possibile cliccare sul pulsante “ Calcola” per ottenere i costi di spedizione relativi all’indirizzo di spedizione del contatto inserito nell’intestazione del documento.

Trasporto (solo se fattura accompagnatoria)

In questa sezione è possibile inserire le informazioni relative al corriere utilizzato per l’eventuale trasporto della merce, i campi disponibili sono:

• Corriere: il nome del corriere che sarà utilizzato per il trasporto della merce
• Tracking Number: il numero di tracciamento del pacco che è stato indicato dal corriere
• Porto: es. Franco
• Aspetto: es. Scatola
• Data Trasporto
• Ora Trasporto
• Peso: questo campo viene calcolato automaticamente sommando il peso (se indicato nell’anagrafica dell’articolo) dei singoli articoli presenti nel documento. Qualora si volesse specificare un peso diverso basterà modificare il contenuto del campo.
• N° Colli

Pagamenti

In questa sezione possono esser definite le modalità di pagamento per questo documento, il sistema ci aiuterà indicandoci l’importo per il quale non sono state ancora indicate scadenze e modalità di pagamento.

Cliccare sul pulsante “Aggiungi Pagamento” e scegliere dalla tendina un metodo di inserimento dei pagamenti:

• Inserimento Automatico: selezionando questo metodo verranno proposte, se presenti, le modalità di pagamento predefinite per l’intestatario del documento corrente. Possono essere sempre momentaneamente sovrascritte.
• Inserimento Manuale: selezionando questo metodo è possibile inserire manualmente le scadenze ed i relativi importi associando per ogni scadenza una modalità di pagamento.
• Segna documento pagato: selezionando questo metodo è possibile segnalare il documento come già pagato, selezionando la modalità di pagamento utilizzata per il saldo.
• Storno: selezionando questo metodo è possibile che si tratta di storno su una nota di credito emessa all’intestatario del documento
• Alla Consegna: selezionando questo metodo è possibile inserire manualmente le scadenze ed i relativi importi associando per ogni scadenza una modalità di pagamento.
• Abbuono: è possibile specificare un valore da considerare come già pagato.

Dettagli FE

In questa sezione è possibile indicare ulteriori informazioni (se richieste) da aggiungere alla Fattura Elettronica. I campi disponibili sono indicati con il numero di codice XML ed il nome descrittivo:

• 1.2.6. Riferimento Amministrazione: da compilare se l’intestatario del documento è una P.A. (Pubblica Ammnistrazione)

Se la fattura (a prescindere dall’intestatario) è relativa ad un’ordine di acquisto, una convenzione o un contratto, scegliere il Tipo Documento e successivamente compilare i campi proposti in base alla scelta effettuata.

Altre Opzioni

In questa sezione possono essere inserite informazioni aggiuntive relative al documento:

• Valuta: selezionare la valuta utilizzata per il documento.
• Cambio: Solo con valuta diversa dall’EURO potrà essere indicato il tasso di cambio al momento della creazione del documento (quello suggerito si riferisce all’ultimo tasso di cambio salvato nelle impostazioni, non necessariamente uguale a quello in vigore alla data di creazione del documento)
• Lingua Documento: la lingua con la quale verrà generato il documento
• Decimali: di default quelli inseriti nell’impostazioni, possono essere modificati, la modifica avrà effetto solo per il documento corrente
• File Archiviati: è possibile allegare uno o più File
• Note Visibili: un campo di testo opzionale per aggiungere una nota in calce al documento
• Note Interne: un campo di testo opzionale per aggiungere una nota che sarà visibile solo internamente e non verrà inserita nel documento generato

Azioni sul documento

Dai pannelli laterali è possibile visualizzare alcune informazioni importanti ed effettuare ulteriori operazioni sul documento corrente.

Nel riepilogo sono visualizzati in tempo reale

• il listino applicato di default all’intestatario del documento, è possibile cambiarlo cliccando su “Modifica”
• la quantità degli articoli inseriti ed il totale sia netto che ivato
• il pulsante “Applica Sconto” che permette l’inserimento di un’ulteriore sconto che avrà effetto sul totale del documento e sarà ripartito su ogni riga (questo permetterà di tenere traccia dello sconto applicato nello storico degli articoli). Nel caso in qui non si volesse ripartire lo sconto su ogni riga del documento, è possibile inserire una voce manuale nel documento con un importo negativo.

Ulteriori pulsanti funzione sono presenti al di sotto del riepilogo e sono:

• Azioni sul documento: cliccando su questo pulsante si potrà scegliere se:
  • Cambiare il tipo di documento
  • Parcheggiare il documento: ovvero mettere in bozza per poi essere finalizzato in un secondo momento senza perdere i dati già inseriti
  • Cancellare tutto: ovvero pulire tutti i dati inseriti fino a quel momento
• Inserisci Buono: permette di inserire un codice coupon, un buono di reso o una gift card
• Incolla Articoli: permette di inserire velocemente articoli provenienti da excel o da file di testo, utilizzando la funzione Incolla Articoli.
• Invia a Bman SCAN: permette di inserire velocemente gli articoli utilizzando il proprio smartphone come lettore di codici a barre senza fili. E’ necessario installare la nostra applicazione gratuita Bman SCAN sullo smartphone.

Emetti Fattura: cliccando su questo pulsante la Fattura sarà definitivamente emessa e nella schermata di visualizzazione documento sarà possibile effettuare nuove operazioni sul documento appena creato.