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Preventivi e Ordini

Creare un Preventivo

Dove trovare questa funzione: CRM -> Preventivi -> Nuovo

Nella schermata di creazione della Fattura o Fattura Semplificata procedere all’inserimento dei dati.

L’inserimento è suddiviso in sezioni, le sezioni possono essere completate in qualsiasi ordine e sono:

  • Intestazione
  • Articoli
  • Spese e tasse
  • Trasporto
  • Pagamenti
  • Dettagli FE
  • Altre opzioni

Intestazione

In questa sezione è necessario inserire il cliente utilizzando il campo apposito, è possibile iniziare a scrivere la Partita IVA o la Ragione Sociale e l’autocompletamento mostrerà i risultati pertinenti, una volta individuato, cliccando su di esso sarà automaticamente inserito nell’intestazione del documento.

Se non si conosce la Partita IVA o la Ragione Sociale del cliente, cliccare sull’icona per entrare nella ricerca dei contatti ed una volta individuato cliccare sull’icona per inserirlo nell’intestazione del documento.

Qualora il cliente non fosse presente nella rubrica dei contatti è possibile cliccando “crea nuovo” accedere alla creazione del contatto.

Ulteriori campi sono presenti e possono essere modificati se necessario:

  • Fornitore merce: se selezionata nelle Impostazioni Account la gestione avanzata dei gruppi utente, scegliere da quale gruppo dovrà essere fornita la merce
  • Numerazione: scegliere la numerazione del documento tra quelle precedentemente configurate (se più di una)
  • Riferimento: un riferimento ad uso interno (es. il numero di ordine del cliente, o numero commessa)
  • Scadenza Offerta: campo obbligatorio nel quale inserire la data dopo la quale il preventivo corrente non sarà più valido e verrà automaticamente segnalato come scaduto

Articoli

In questa sezione dovranno essere aggiunti gli articoli del documento. E’ possibile inserire gli articoli in tre diverse modalità:

  1. Posizionarsi sul campo di ricerca ed iniziare a scrivere, l’autocompletamento mostrerà i risultati pertinenti, una volta individuato l’articolo, cliccando su di esso sarà automaticamente inserito nell’elenco.
  2. Posizionarsi sul campo di ricerca ed attraverso in lettore di barcode, scansionare il codice a barre. Se esistente in anagrafica l’articolo sarà inserito automaticamente nell’elenco.
  3. Cliccare su “Cerca” per entrare nella ricerca degli articoli, una volta individuato l’articolo è possibile cliccare sull’icona 1 per aggiungere un’unità di quell’articolo in elenco, cliccare invece sull’icona per aggiungere più unità dell’articolo.

Utilizzando la modalità di inserimento 1 o 2, vi consigliamo di inserire prima le quantità e poi cercare l’articolo o scansionare il codice a barre.

Ogni articolo diverso inserito nell’elenco creerà una nuova riga, mentre più quantità dello stesso articolo saranno mostrate sempre sulla stessa riga semplicemente aumentando il valore nella colonna “qt”.

Per ogni articolo inserito interagendo con le rispettive icone è possibile:

  • Visualizzare l’anteprima della scheda articolo
  • Modificare le informazioni dell’articolo in modo permanente, agendo sull’anagrafica
  • Rimuovere l’articolo dall’elenco
  • Modificare le informazioni dell’articolo temporaneamente solo per il documento che sarà creato ed aggiungere eventuali sconti sull’articolo
  • Modificare l’ordinamento nel quale saranno visualizzati gli articoli nel documento
  • Selezionare uno o più articoli per effettuare la stessa azione sugli articoli selezionati, nello specifico:
    • Applica Conto: per applicare un Conto di vendita uguale per tutti gli articoli
    • Applica IVA: per applicare un’aliquota IVA uguale per tutti gli articoli
    • Applica Sconto %: per applicare ai selezionati uno sconto uguale per tutti gli articoli
    • Elimina: per eliminare i selezionati dall’elenco

Spese e tasse

In questa sezione potranno essere inserite le informazioni relative alle spese di spedizione ed eventuali tasse aggiuntive da applicare

Se sono stati configurati in precedenza dei corrieri, è possibile cliccare sul pulsante “ Calcola” per ottenere i costi di spedizione relativi all’indirizzo di spedizione del contatto inserito nell’intestazione del documento.

Trasporto

In questa sezione è possibile inserire le informazioni relative al corriere utilizzato per l’eventuale trasporto futuro della merce, i campi disponibili sono:

  • Porto: es. Franco
  • Aspetto: es. Scatola
  • Tempi di consegna: Un campo di testo per indicare il tempo di consegna previsti

Pagamenti

In questa sezione possono esser definite le modalità di pagamento per questo documento, il sistema ci aiuterà indicandoci l’importo per il quale non sono state ancora indicate scadenze e modalità di pagamento.

Cliccare sul pulsante “Aggiungi Pagamento” e scegliere dalla tendina un metodo di inserimento dei pagamenti:

  • Gruppo Scadenze / Tipo di pagamento: selezionare il gruppo di scadenze scegliendo tra quelle predefinite
  • Modalità di pagamento: selezionando questo metodo verranno proposte, se presenti, le modalità di pagamento predefinite per l’intestatario del documento corrente. Possono essere sempre momentaneamente sovrascritte.
  • Importo: inserire importo che dovrà essere saldato a seconda della modalità di pagamento, se non definiscono più tranches di pagamento il valore corrisponderà al totale del preventivo

Altre Opzioni

In questa sezione possono essere inserite informazioni aggiuntive relative al documento:

  • Valuta: selezionare la valuta utilizzata per il documento.
  • Cambio: Solo con valuta diversa dall’EURO potrà essere indicato il tasso di cambio al momento della creazione del documento (quello suggerito si riferisce all’ultimo tasso di cambio salvato nelle impostazioni, non necessariamente uguale a quello in vigore alla data di creazione del documento)
  • Lingua Documento: la lingua con la quale verrà generato il documento
  • Decimali: di default quelli inseriti nell’impostazioni, possono essere modificati, la modifica avrà effetto solo per il documento corrente
  • File Archiviati: è possibile allegare uno o più File
  • Note Visibili: un campo di testo opzionale per aggiungere una nota in calce al documento
  • Note Interne: un campo di testo opzionale per aggiungere una nota che sarà visibile solo internamente e non verrà inserita nel documento generato

Azioni sul documento

Dai pannelli laterali è possibile visualizzare alcune informazioni importanti ed effettuare ulteriori operazioni sul documento corrente.

Nel riepilogo sono visualizzati in tempo reale

  • il listino applicato di default all’intestatario del documento, è possibile cambiarlo cliccando su “Modifica”
  • la quantità degli articoli inseriti ed il totale sia netto che ivato
  • il pulsante “Applica Sconto” che permette l’inserimento di un’ulteriore sconto che avrà effetto sul totale del documento e sarà ripartito su ogni riga (questo permetterà di tenere traccia dello sconto applicato nello storico degli articoli). Nel caso in qui non si volesse ripartire lo sconto su ogni riga del documento, è possibile inserire una voce manuale nel documento con un importo negativo.

Ulteriori pulsanti funzione sono presenti al di sotto del riepilogo e sono:

  • Incolla Articoli: permette di inserire velocemente articoli provenienti da excel o da file di testo, utilizzando la funzione Incolla Articoli.
  • Crea nuovo Articolo: una scorciatoia per creare un nuovo articolo.
  • Invia a Bman SCAN: permette di inserire velocemente gli articoli utilizzando il proprio smartphone come lettore di codici a barre senza fili. E’ necessario installare la nostra applicazione gratuita Bman SCAN sullo smartphone.

Continua: cliccando su questo pulsante il preventivo sarà definitivamente creato e nella schermata di visualizzazione documento sarà possibile effettuare nuove operazioni sul documento appena creato.