Nuovo contatto
Per inserire una nuova azienda o nuova persona fisica all’interno della rubrica dal menù Rubrica si sceglie Nuovo contatto e si accede ad un’area contenente una scheda con i dati da compilare.
Per prima cosa occorre scegliere in alto a destra il tipo di contatto che si desidera inserire (Azienda o Persona fisica); in base alla scelta effettuata cambia il form da compilare e dove viene inserito il contatto.
Poi occorre indicare il Tipo ovvero se si tratta di (Generico, Cliente e Fornitore).
Visibilità: permette di rendere visibile il contatto solo a tutti gli utenti della stessa ragione sociale ( Privato) oppure a tutti gli utenti anche di altre ragioni sociali (Pubblico).
Dati anagrafici: qui si inerisco i dati del contatto, è inoltre possibile inserire un Nickname da associare a un contatto, ad esempio è possibile inserire il nome dell’insegna dell’attività che potrebbe differire dalla ragione sociale
Referente spedizione:
Questi dati sono essenziali per compilare correttamente il file csv per la creazione delle lettere di vettura (vedi qui)
Pubblica amministrazione: è possibile abilitare per inserire il codice PA ed emettere la fatturazione elettronica.
Fatturazione elettronica privati: è possibile abilitare per emettere fatturazione elettronica tra aziende private. Una volta abilitato è necessario inserire il codice di fatturazione elettronica: “Il campo deve contenere il codice di 7 caratteri che il Sistema di Interscambio ha attribuito a chi, in qualità di titolare di un canale di trasmissione diverso dalla PEC abilitato a ricevere fatture elettroniche, ne abbia fatto richiesta attraverso l’apposita funzionalità presente sul sito www.fatturapa.gov.it; se la fattura deve essere recapitata ad un soggetto che intende ricevere le fatture elettroniche attraverso il canale PEC, il campo deve essere valorizzato con sette zeri (“0000000”) e deve essere valorizzato il campo PEC“.
Varie: in questa sezione è possibile indicare le coordinate bancarie del contatto oltre al numero della Fidelity card, il codice cliente, e l’importo del Fido assegnato.
Area Utenti Web: permette di abilitare o meno il cliente all’user area.
Tra i campi da compilare per cui occorre fare particolare attenzione:
Nel caso in cui si sia spuntato il tipo di contatto Generico entrambi i pannelli mostrati nell’immagine sopra saranno utilizzabili. Nel caso in cui si sia spuntato il tipo di contatto Cliente solamente il pannello “Personalizzazione Cliente” sarà utilizzabile, analogamente funzionerà nello stesso modo per il tipo fornitore.
Iva predefinita: alla persona o all’azienda inserita in rubrica può essere associato l’iva predefinita già impostata cliccando sul menù a discesa relativo a Iva predefinita. Scegliendo l’Iva predefinita questa verrà utilizzata questa come IVA in tutti i documenti per questo contatto.
Per creare l’Iva non ancora esistente ed inserirla nel menù a discesa occorre cliccare dalla barra degli strumenti su Utilità poi Impostazioni quindi scegliere all’interno dell’area Contabilità – Iva e all’interno Crea nuova iva. Una volta creato il nuovo gruppo scadenze automaticamente comparirà in Rubrica nella scheda Dati Contatto (Iva predefinita).
Gruppo scadenze: alla persona o all’azienda inserita in rubrica può essere associato una scadenza o insieme di scadenze legate alla fatturazione o contratto o altro, tra quelli già impostati cliccando sul menù a discesa relativo a scadenza.
Per creare una scadenza non ancora esistente ed inserirlo nel menù a discesa occorre cliccare dalla barra degli strumenti su Utilità poi Impostazioni quindi scegliere all’interno dell’area Contabilità – Scadenze e all’interno Crea nuovo gruppo scadenze. Una volta creato il nuovo gruppo scadenze automaticamente comparirà in Rubrica nella scheda Dati Contatto (Gruppo scadenze).
Modalità di Pagamento: alla persona o all’azienda inserita in rubrica può essere associato un metodo di pagamento tra quelli già impostati cliccando sul menù a discesa relativo alla modalità di pagamento.
Per creare una modalità di pagamento ed inserirlo nel menù a discesa occorre cliccare dalla barra degli strumenti su Utilità poi Impostazioni quindi scegliere all’interno dell’area Contabilità- modalità di pagamento Crea nuova Modalità di Pagamento.
Conto predefinito: alla persona o all’azienda inserita in rubrica può essere associato un conto predefinito tra quelli già impostati cliccando sul menù a discesa relativo al conto predefinito.
Per creare un nuovo conto predefinito ed inserirlo nel menù a discesa occorre cliccare dalla barra degli strumenti su Utilità poi impostazioni quindi scegliere all’interno dell’area Contabilità-Conti d’acquisto e di Vendita Crea un nuovo conto predefinito.
Ritenuta predefinita: alla persona o all’azienda inserita in rubrica può essere associato una ritenuta predefinita tra quelle già impostate cliccando sul menù a discesa relativo alla ritenuta predefinita.
Per creare una nuova ritenuta ed inserirlo nel menù a discesa occorre cliccare dalla barra degli strumenti su Utilità poi Impostazioni quindi scegliere all’interno dell’area Contabilità-Ritenute Crea nuova Ritenuta.
Listino sconto: alla persona o all’azienda inserita in rubrica può essere associato un listino sconto tra quelli già impostati cliccando sul menù a discesa relativo a listino sconto.
Per creare un listino sconto non ancora esistente ed inserirlo nel menù a discesa occorre cliccare dalla barra degli strumenti su Utilità poi Impostazioni quindi scegliere all’interno dell’area Contabilità – Sconti e all’interno Crea Nuovo Listino. Una volta creato il nuovo listino automaticamente comparirà in Rubrica nella scheda Dati Contatto (listino sconto).
Una volta compilata la scheda contatti è possibile cliccare su salva. A questo punto, l’azienda o la persona sono già inserite.
Cliccando su Modifica è possibile aggiungere altre informazioni nella schermata a destra dell’area di lavoro compaiono una serie di tasti che ci permettono di compiere varie operazioni mentre in basso compare il tasto modifica nel caso vogliamo fare delle modifiche ai dati appena inseriti.
Le operazioni possibili sia per l’inserimento di un’azienda che per una persona fisica sono:
- Il tasto Gruppi di contatti che permette di accedere subito all’inserimento del contatto in un gruppo.
- Sedi alternative: cliccando su sedi alternative è possibile aggiungere destinazioni. Compilando la scheda, viene inserita una o più sedi alternative dell’azienda.
- Persone associate: cliccando su persone associate è possibile scegliere una persona a cui associare l’azienda.
- File archiviati: cliccando su file archiviati è possibile accedere nell’area relativa all’archiviazione di un file ovvero di un documento (fattura, ddt, fattura passiva etc…). In questa sezione è possibile sia effettuare una ricerca del documento per un dato periodo di tempo, direttamente (descrizione) oppure scegliendo tra la categoria di documento che si ricerca (tipo documento).
Si può archiviare un file (tasto verde archivia file): si apre una finestra dove indicare una descrizione (utile per effettuare in un secondo momento la ricerca), una data e caricare il relativo file.
- Storico: cliccando su storico le azioni vengono visualizzate le azioni trascorse relative all’azienda. Allo storico si accede anche dal menù all’interno di CRM- Storico azienda.
- Note: cliccando su note è possibile accedere nell’area relativa alle note di un file ovvero di un documento (fattura, ddt, fattura passiva etc…). In questa sezione è possibile sia leggere le note riportate sia crearne di nuove (nuova nota)scrivendo all’interno del documento di testo che viene visualizzato e salvando. Le singole note visualizzate nell’area di lavoro possono essere modificate (icona matita) o eliminate.