Importa contatti (clienti / fornitori)
La funzione Importa clienti o fornitori a cui si accede dal menù Rubrica, permette di importare tramite file Excel.
Si clicca su scegli file e si seleziona, dal proprio computer, il file che si desidera importare.
E’ importante ricordare che per poter importare il file excel il foglio di calcolo contenente i dati all’interno del file, deve chiamarsi Foglio1.
Una volta premuto il pulsante carica, il programma visualizza una seconda schermata con la 2° Fase dell’importazione:
Scelta campi: la scelta campi consente di selezionare, in base al contenuto importato, i campi corrispondenti alle colonne del file in excel.
Una volta confermata la 3° Fase, inizia la vera e propria elaborazione del file. Siamo in Utilità (report importazioni).
Qui possiamo controllare l’importazione effettuata e se ci sono nominativi saltati o errati.
Cliccando su log possiamo visualizzare il file mentre Risultati ci dice quali sono i nostri risultati o eventuali errori da modificare.
I contatti sono ora inseriti e possono essere ricercati tramite il menù Rubrica con l’opzione Cerca.
Informazioni per la costruzione del file
- Tipo Contatto
Per indicare se il contatto è un cliente, un fornitore o un contatto generico, inserire una colonna con i seguenti valori:
0 per indicare i clienti, 1 per i fornitori e 2 per contatti generici.
In caso di valori mancanti o errati, i contatti verranno considerati generici. - Partita IVA
Un contatto dove è presente la ragione sociale verrà considerato “azienda” e subirà tutti i controlli previsti sulla Partita IVA.
Un contatto verrà considerato duplicato se la sua Partita IVA esiste già sul sistema. - Codice Fiscale Il codice fiscale non è obbligatorio ma se è inserito deve rispettare la corretta formattazione del codice fiscale. Il controllo sarà saltato se il contatto è estero.
- Provincia
La provincia sarà visualizzata nel contatto solamente nel caso in cui la nazione sia Italia - Sesso
Sono accettati i valori “m” e “M” per Uomo e “f” e “F” per Donna. - Opzione privacy 1 e opzione privacy2
Sono accettati i valori “1” , “si”, “yes” e “true” per il valore positivo, in tutti gli altri casi, se specificato il campo, viene considerato negativo. - Area Utenti WEB
Per indicare l’abilitazione sono accettati i valori “1” , “si”, “yes” e “true”. In caso positivo verrà applicato il profilo predefinito specificato in Impostazioni -> Area Utenti Web - Campi specifici per Clienti(Vendita) e Acquisti (Fornitori):
- Modalità di pagamento: Sarà riconosciuta tramite la descrizione, verificare dal menu Utilità-Impostazioni-Modalità di pagamento
- Contro di vendita/Acquisto: Sarà riconosciuto tramite il codice o la descrizione, verificare dal menu Utilità-Impostazioni-Conti d’Acquisto e di vendita
- Iva Predefinita: Sarà riconosciuta tramite il codice o la descrizione, verificare dal menu Utilità-Impostazioni-IVA
- Gruppo scadenze: Sarà riconosciuto tramite la descrizione, verificare dal menu Utilità-Impostazioni-Scadenze
- Ritenuta Predefinita: Sarà riconosciuta tramite la descrizione, verificare dal menu Utilità-Impostazioni-Ritenute
In questa fase dovremmo associare ad ogni colonna del file Excel un campo presente in Bman dal menù a tendina.
Nel pannello opzioni potremmo associare dei listini o dei gruppi di contatti ai clienti o fornitori inseriti.
Se nel file Excel per i 5 campi sopra elencati è presente una sola colonna per campo contenente i valori sia per i clienti che per i fornitori. il flag “differenzia” (visibile nella successiva fase dell’importazione) dovrà essere disattivato. Sarà Bman a distinguere ed applicare i valori corretti in base al valore del campo “Tipo contatto”. Se invece nel file Excel esistono colonne differenziate tra i capi dei clienti e dei fornitori (sempre facendo riferimento ai 5 campi sopra elencati), sarà necessario attivare il flag “differenzia” nella seconda fase dell’importazione.
Nell’ultima fase dell’importazione verrà mostrato un riepilogo delle nostre scelte relative all’associazione delle colonne con i campi di Bman. Inoltre sarà presente una spunta da selezionare nel caso in cui il file Excel abbia la prima riga di intestazione.