Carrello

All’interno di CRM – Bshop abbiamo la visualizzazione dei carrelli in corso. Cliccando sull’icona articolo vengono evidenziate le caratteristiche degli articoli relativi a quel carrello.

Clienti

All’interno di CRM – Bshop abbiamo l’elenco dei clienti di Bshop con i relativi dati. Tramite i Parametri di ricerca è possibile effettuare una ricerca.

Qui è possibile controllare lo stato della registrazione e di conseguenza verificare lo stato di un nuovo contatto Bshop. Inoltre è possibile associare il contatto al gestionale. Tramite Associa contatto infatti è possibile inserire il contatto all’interno della rubrica di Bman.

 

 

Manuale

All’interno di CRM abbiamo la possibilità di inviare SMS o email in modalità manuale. La modalità manuale permette l’invio di messaggi ad una lista per ricordare un appuntamento o altro e l’invio di messaggi per augurare buon compleanno.

Crea Nuovo permette di creare una nuova campagna.

Nella nuova campagna devo inserire il Titolo della campagna e se lo desidero una Descrizione.

Indicare se rivolta a Cliente o Fornitore (possono essere selezionate anche entrambe) e il Tipo di Contatto (azienda o persona fisica).

Di seguito si può inviare a tutti o è possibile indicare l’appartenenza ad un gruppo generico o specifico se questo è stato precedentemente creato (vedi come creare un gruppo in utilità – impostazioni generali – utenti e quindi Gruppi di utenti).

Si può anche indicare eventuali dati specifici in modo opzionale: Regione, città etc…

Si seleziona l’opzione per la privacy.

Aggiungi condizione:

Aggiungi condizione permette di scegliere tra i contatti che soddisfano tutte o almeno una delle condizioni riportate: tra hanno oppure non hanno fatto movimenti prima o dopo il giorno che viene indicato oppure il giorno stesso. 

Cliccando su prosegui avremo l’impostazione del Messaggio.

Qui possiamo scegliere se inviare una email oppure un SMS.

Se inviamo l’email dobbiamo Indicare l’SMTP da cui inviare l’email (per creare un SMTP )

e l’email1 o email 2 (come indicato nei contatti in rubrica) e poi procedere all’invio normale compilando i campi oggetto e descrizione.

 

In caso si scelga SMS occorre scegliere tra mittente (per creare un nuovo mittente utilità impostazioni – generali SMS) e poi scrivere l’oggetto del messaggio.

A questo punto posso salvare l’invio oppure procedere all’invio con finalizza.

In entrambi i casi ritornerò nell’elenco delle liste dove avrò la possibilità grazie alle icone presenti di modificare o di procedere all’invio se ho semplicemente salvato o controllare lo stato del mio messaggio (inviati o errati).

 

Automatica

All’interno di CRM abbiamo la possibilità di inviare SMS o email in modalità automatica. La modalità automatica permette l’invio di messaggi per ricordare un appuntamento o altro e l’invio di messaggi per augurare buon compleanno in modalità automatica con una programmazione nel tempo.

 

RICORDA APPUNTAMENTO

 

 

 

 

 

 

 

 

La modalità appuntamento per funzionare deve essere attiva (voce spuntata come da figura) e in questo caso avremo un pallino verde in alto a destra per segnalare che la modalità è in funzione.

L’invio può essere programmato sia calcolando un arco di 24 ore precedenti l’appuntamento.

Può essere programmato anche l’orario di  invio stesso dell’email in cui appunto inviare l’email.

Di seguito viene scelto il canale con cui inviare il messaggio scegliendo tra email o SMS oppure è possibile scegliere un invio su entrambi.

Infine vengono individuati i parametri di invio:

Il mittente che viene scelto tra quelli inseriti (per inserire un nuovo mittente da Utilità – impostazioni – generali – e poi scegliere SMS o email a seconda del tipo di messaggio o inserire entrambi).

Il testo da digitare liberamente. (Ricordate che nel caso di invio di SMS il testo può essere lungo sino a 160 caratteri, se il testo supera i 160 caratteri vengono mandati più SMS).

In Aggiungi Campi in alto a destra dell’immagine è possibile inserire dati relativi all’orario, al nome del contatto o altro in modo preimpostato. Ad esempio scegliendo contatto mi viene impostato in automatico il nome relativo a quel contatto).

L’operazione è conclusa solo dopo aver salvato.

 

AUGURI DI COMPLEANNO

La modalità auguri di compleanno per funzionare deve essere attiva (voce spuntata come da figura) e in questo caso avremo un pallino verde in alto a destra per segnalare che la modalità è in funzione.

Invia auguri di compleanno alle ore: è possibile programmare l’orario di invio nell’arco del giorno relativo al compleanno.

Viene scelto il canale con cui inviare il messaggio scegliendo tra email o SMS oppure è possibile scegliere un invio su entrambi.

Infine vengono individuati i parametri di invio:

Il mittente che viene scelto tra quelli inseriti (per inserire un nuovo mittente da Utilità – impostazioni – generali – e poi scegliere SMS o email a seconda del tipo di messaggio o inserire entrambi).

Il testo da digitare liberamente. (Ricordate che nel caso di invio di SMS il testo può essere lungo sino a 160 caratteri, se il testo supera i 160 caratteri vengono mandati più SMS).

In Aggiungi Campi in alto a destra dell’immagine è possibile inserire campi relativi all’orario, al nome del contatto o altro in modo preimpostato.

L’operazione è conclusa solo dopo aver salvato.

Agenda

La funzione Agenda si trova all’interno del menù CRM e permette non solo di memorizzare gli appuntamenti di utenti e di gruppi (o sedi diverse) ma anche di inserire i clienti e gli articoli (prodotti, servizi o contratti) relativi alla nota o all’appuntamento da memorizzare all’interno di Agenda.

Agenda è strutturato con un calendario suddiviso per giorni ed ogni giorno per ore. Nell’area di lavoro, il calendario compare settimanalmente dal lunedì alla domenica ed è possibile tramite le frecce verdi visibili in alto andare avanti ed indietro per settimane. Inoltre, in basso troviamo la Legenda dove è possibile distingue le varie operazioni attribuite al calendario in base ai diversi colori.

La prima operazione da fare dalla finestra situata in alto a destra, è scegliere il periodo del calendario che ci interessa se diverso da quello visualizzato nell’area di lavoro, scegliere l’eventuale gruppo (o sede) a cui è riferito l’appuntamento e scegliere l’utente se diverso. Una volta effettuate queste operazioni occorre cliccare nella riga corrispondente al giorno e all’orario che ci interessa  e si aprirà un’area appuntamento dove:

  • è possibile modificare utente o giorno e orario, inserire l’oggetto dell’appuntamento ed eventuali note;
  • inserire eventuali articoli correlati: si clicca su gestisci e qui è possibile inserire l’articolo ed il cliente.

Una volta arrivato il momento dell’appuntamento è possibile indicare l’esito. L’esito si trova all’interno dell’area appuntamento e può essere concluso, sospeso, rimandato e annullato.

Se l’appuntamento risulta concluso è possibile accedere direttamente alle opzioni di vendita al banco, DDT e Fattura (compaiono i pulsanti rosso nella parte destra in basso quando l’appuntamento è concluso).

 

Preventivi

All’interno di CRM abbiamo lo strumento che permette di creare e di ricercare i preventivi. Per creare un preventivo, occorre cliccare nel sotto menù Nuovo.

Una volta entrati nell’area di lavoro, si sceglie

  • il cliente a cui sarà intestato il preventivo digitando direttamente la ragione sociale o partita iva oppure effettuando una ricerca tramite l’icona lente.
  • il destinatario ovvero me stesso oppure un gruppo (per creare un nuovo gruppo da utilità – impostazioni – impostazioni generali – utenti).
  • l’articolo sempre inserendo il codice o effettuando la ricerca tramite l’icona lente o inserendo direttamente il nome.

(è sempre possibile aggiungere voce, wizard taglia e colore in caso di prodotti e eventuali altre spese).

A questo punto, continuando (tasto rosso continua) avremo il riepilogo del preventivo e un campo obbligatorio dove inserire la scadenza del preventivo stesso. Una volta inserita la scadenza, possiamo proseguire e abbiamo la possibilità di scegliere la modalità di pagamento e di seguito, visualizzare il nostro preventivo. Con la visualizzazione abbiamo diverse possibilità come duplicare o inviare per email il nostro preventivo etc…

Dal menù, utilizzando la funzione Cerca possiamo ricercare i preventivi e, una volta individuato il preventivo che ci interessa, possiamo modificarne lo stato cliccando sull’icona modifica presente nella parte finale della riga. Si aprirà un’area di visualizzazione del preventivo dove in basso a destra è possibile attribuire lo stato accetta o rifiuta preventivo. Accettando il preventivo questo viene trasformato in ordine, a questo punto è possibile visualizzare l’anteprima dell’ordine e proseguire o gestire l’ordine oltre alle diverse funzioni (Stampare, Archiviare; Modificare; Prosegui che inserisce l’ordine tra quelli ricevuti; Gestisci che permette, appunto, di gestire l’ordine e di scaricare gli articoli e chiudere l’ordine (tasto verde).

Per continuare vedi la sezione ordini di questo manuale.

Mailing list

Dal menù, cliccando su CRM, si accede alla funzione Mailing List all’interno della quale è possibile creare una nuova mailing list con il relativo gruppo di contatto. Per creare una nuova mailing list occorre cliccare su crea nuovo (tasto verde). Viene visualizzata una schermata dove è possibile compilare i campi di riferimento. La descrizione ci permette di nominare come meglio crediamo  la nostra mailing list per poi poterla identificare ed associare ad un gruppo di contatto. (Per accede ai gruppi di contatti è possibile cliccare dsul relativo tasto rosso oppure dal menù Rubrica e poi gruppi di contatti).

Sempre all’interno di crea nuovo mailing list possiamo scegliere l’email del mittente, l’oggetto dell’email, eventuali allegati ed il testo dell’email. Inoltre, possiamo selezionare su quale indirizzo del contatto verranno inviate le email dei solleciti.

Per la gestione delle email, invece, dobbiamo andare in Utilità – impostazioni – impostazioni generali – email.

Una volta salvato la nostra mailing list viene inserita nell’area di lavoro, la mailing list può essere inviata (icona lettera), modificata (icona matita) oppure cestinata.

 

Cerca nell’area di lavoro di mailing list ci permette di effettuare una ricerca relativamente ad una data selezionata.

 

Contratti

Cliccando su CRM dalla barra degli strumenti tramite il menù si accede a Contratti. La sezione contratti permette di visionare sia i contratti o abbonamenti scaduti che quelli ancora attivi in un determinato periodo di tempo o per un determinato periodo di giorni.

La prima operazione da effettuare è selezionare un certo numero di giorni come indicato con la scritta rossa “seleziona giorni” all’interno della tabella posizionata a destra (30 giorni è indicativo e può essere sostituito con il numero di giorni con cui si vuole effettuare la ricerca)ed effettuare la ricerca tramite il tasto cerca.

Una volta effettuata la ricerca all’interno dell’area di lavoro vengono visualizzati gli abbonamenti o contratti con indicato il cliente, la descrizione del servizio, il documento (Fattura) la data di inizio e quella della scadenza e se risulta scaduto.

Cliccando sull’icona matita al termine di ogni riga vengono visualizzati i dettagli di contratto.

Dettagli di contratto:

All’interno dei dettagli di contatto sono riportate tutte le informazioni dettagliate della tipologia di contratto o abbonamento effettuato:

i dettagli del contatto e la descrizione del servizio;

la data di sottoscrizione e la data di scadenza;

il prezzo di listino, eventuale prezzo di listino con sconto, il prezzo in fattura e la quantita in fattura; inoltre, la fattura indicata con l’icona di stampa per essere stampata cliccando sopra.

Sempre all’interno di dettagli di contratto in rosso viene indicato se il contratto è attivo oppure no.

Nella parte destra viene indicata la durata in listino, la durata in fattura e se è previsto il rinnovo tacito in listino o in fattura.

In basso abbiamo le condizioni di rinnovo:

le condizioni di rinnovo possono essere modificate cliccando nei relativi campi che si desidera modificare e di seguito una volta salvate vengono aggiornate. E’ possibile infatti, modificare la durata del contratto, il prezzo, quantità, eventuale sconto, modificare l’iva (qualora variata) e stabilire un eventuale rinnovo tacido cliccando sull’opzione rinnovo tacito

Una volta modificate e salvate le condizioni di rinnovo per effettuare il rinnovo occorre cliccare sul tasto rosso Rinnova. a questo punto compare una finestra che oltre ad informarci del fatto che verranno aggiornate le nuove condizioni di rinnovo e che verrà di conseguenza generata una nuova fattura ci chiede se procedere o meno tramite il salva. una volta salvato una nuova finestra ci chiederà se ci sono nuovi articoli o prodotti pronti per la fatturazione se vogliamo parcheggiare la fattura o accodare. Nel primo caso la nostra fattura sarà parcheggiata (vedi funzione parcheggia) nell’altro caso sarà accodata all’interno di fattura di vendita.

Il tasto rosso Cessa invece ci permette di non rinnovare il contratto ma di terminarlo. Verrà visualizzata una finestra che ci chiede se confermare la nostra richiesta di cessare il contratto.

tornando nell’area di lavoro, in alto vicino scadenze è possibile selezionare tutti i contratti o abbonamenti solo quelli cessati o quelli ancora attivi; inoltre, tutti oppure solo quelli scaduti, non ancora scaduti oppure in scadenza.

Se le opzioni selezionate in entrambi i menù a tendina sono: tutti la prima operazione da effettuare indicata anche all’interno dell’area è di selezionare un periodo. Il periodo viene selezionato dalle tabelle posizionate nella parte destra dell’area di lavoro e possono riguardare un periodo di tempo che individua la scadenza di abbonamenti oppure un periodo di tempo che individua l’inizio di abbonamenti.

Sempre nell’area di lavoro ogni volta che svolgiamo una ricerca di contratti relativamente a questi verrà visualizzato il totale scaduto e il totale non ancora scaduto.